Article publié le 02 Mai 2024 par Egami Creation

Coffre-fort numérique et bulletins desalaire : obligation ou choix del’employeur

Le coffre-fort numérique pour bulletin de salaire est un espace personnel numérique permettant à l’employeur de transmettre à son salarié, en toute sécurité, ses bulletins de paie. En parallèle, le salarié peut accéder à son coffre-fort à tout moment.

Est-ce une obligation pour l’employeur ?

L’article L3243-2 §2 du code du travail dispose que « Sauf opposition du salarié, l'employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte mentionné au 2° du II de l'article L. 5151-6 ».

L’article L3243-4 du code du travail précise que : « L'employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant cinq ans ».

Le recours au coffre-fort numérique n’est donc pas une obligation mais son utilisation est recommandée afin de garantir une meilleure protection des données personnelles des salariés.

Quelles sont les conditions à respecter pour sa mise en place ?

L’employeur qui souhaite modifier son mode de transmission des bulletins de paie pour une numérisation des fiches de paie doit respecter certaines conditions :

Informer les salariés de la dématérialisation : depuis 2017 il n’est pas nécessaire d’obtenir l’accord préalable des salariés mais l’employeur est tenu d’informer les salariés, au moins 1 mois avant l’édition du premier bulletin ou au moment de l’embauche, de leur droit à s’opposer à la transmission électronique des bulletins de salaire.

Respecter les normes RGPD : le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est un règlement européen fixant les règles relatives au traitement des données personnelles. Le recours au coffre-fort permet justement à l’employeur de veiller à ce que les données personnelles contenues dans les bulletins de salaire ne soient pas divulguées à des tiers.

Garantir la disponibilité des bulletins de salaire électroniques pendant une durée minimale de 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié

NB : Pour rappel, les bulletins de salaire, au format papier ou numérique, doivent être disponibles pendant une durée de 5 ans, à compter de leur édition.

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